Las salas de reuniones, son una de las zonas más importantes de nuestra oficina, ya que en ellas se presentan y discuten nuevos proyectos, se recibe a nuestros clientes y se toman decisiones vitales para toda la empresa. Decidir su ubicación, los complementos y el mobiliario acorde a nuestras necesidades y funcionalidad, no es tema baladí.
En primer lugar, lo que debemos de tener en cuenta es el espacio disponible, es decir, las dimensiones de la sala para elegir el tamaño adecuado de la mesa, la cantidad de puestos, así como el número de sillas que necesitaremos.
Por otra parte, y no menos importante, debemos plantearnos qué tipo de sala de reuniones necesitamos, ¿para uso con clientes externos o para uso interior? ¿necesitamos una gran mesa de reuniones o varias mesas modulares que podamos mover y ampliar? ¿Necesitamos sillas permanentes o apilables? Es necesario responder a todas estas cuestiones antes de nada.
Hoy en día, y más a consecuencia de la pandemia, las reuniones por videoconferencia se han generalizado y es muy común que las reuniones sean tanto presenciales como virtuales o híbridas. Para ello, debemos incorporar en nuestra sala de reuniones los medios audiovisuales necesarios para todos los que asisten en cualquier modalidad, como proyectores, pizarras electrónicas, un equipo de sonido cualificado, conexiones a Internet de calidad y otros servicios complementarios si así fuera necesario. No debemos olvidar las tomas eléctricas para ordenadores o iluminación para cada puesto.
Una reunión importante puede durar toda una jornada de trabajo, por lo que es fundamental que el mobiliario sea funcional pero cómodo. Dada la importancia de los temas que se pueden decidir en ella, se ha de intentar que la sala de reuniones y su mobiliario sea agradable y acogedor, que no permita desviar la atención por una mala postura. En este sentido, independientemente del tipo de silla que necesitemos (apilables, confidente, ruedas, etc) una cualidad común a todas ellas es que deben ser ergonómicas y confortables.
Además, puede ser muy operativo vestir la sala de reuniones con mobiliario de almacenamiento para material de oficina o disponer de librerías que decoren de una forma elegante.
Otro aspecto que no debemos olvidar es que en este tipo de salas, se tratan temas a veces delicados y se toman decisiones importantes. Una buena insonorización que no deje pasar conversaciones de dentro a afuera y viceversa, con paneles que amortigüen el ruido, lo hará todo más satisfactorio.
Por último, hemos de tener en cuenta la iluminación, tanto por defecto como por exceso. En el primer caso, deberemos de incorporar un sistema añadido artificial que dote de una buena iluminación a todos los usuarios de la estancia. En el caso contrario, si la iluminación natural puede ser excesiva con presencia de horas de sol, será necesario dotar a la sala con persianas que equilibren esa entrada parcial o totalmente si, en este último caso, fuera necesario para proyecciones.
Las salas de reuniones son quizás las áreas en las que mejor se plasma la imagen corporativa. Su estilo y decoración debe ir en consonancia con el resto de la empresa y debe ser fácilmente identificable y resultar atractiva para clientes y empleados. Por ello, nunca debemos acudir a fórmulas recargadas con mobiliario excesivo o colores estridentes. Al contrario, sí debemos, ya que es el fiel reflejo de nuestra imagen, mantener en todo momento el orden y la limpieza.
En GIO, ponemos a su disposición nuestra amplia experiencia y nuestros productos (mesas de reuniones, sillas operativas y sillas confidente) para que en sus salas de reuniones no le falte ni el más mínimo detalle.
