La flexibilización del espacio de trabajo

La flexibilización del espacio de trabajo

Esta semana nos hacemos eco de un artículo publicado en Work Design Magazine que nos ofrece una guía sobre cómo ser capaces de flexibilizar nuestro entorno de trabajo. La idea es que la oficina debe ser un espacio flexible capaz de enfrentarse a situaciones como la vivida con la pandemia, el crecimiento o la disminución de la plantilla y la reorganización de la misma.

Hasta ahora, estábamos acostumbrados a que la oficina era un entorno que se diseña una vez y que debe cumplir con las necesidades de la plantilla desde ese momento hasta pasado un tiempo, en el que esas necesidades superen las capacidades del espacio. En raras ocasiones se diseña y ejecuta un proyecto de oficina teniendo en cuenta qué pasará si nos enfrentamos a un momento de crisis o si el mercado nos obliga a reinventarnos. Casi siempre estas situaciones nos cogen por sorpresa y nos obligan a invertir mucho tiempo y dinero en volver a configurar el espacio de trabajo para acometerlas.

Si el día de mañana vamos a iniciar un nuevo proyecto empresarial en unas nuevas instalaciones o si vamos a mudarnos, las preguntas básicas que debemos plantear son tres inicialmente: ¿Por qué tenemos una oficina y qué está haciendo por nosotros? ¿Cómo la usamos y por qué? ¿Cómo debemos usarla?

Estas preguntas son sencillas de responder, pero a la larga es posible que las respuestas iniciales no cubran las necesidades de la empresa en un determinado momento.

La flexibilización del entorno de trabajo no es simplemente la capacidad de convertir un despacho a una sala de reuniones o poner aquí o allí un par de mesas y sillas y tener un nuevo espacio para el personal, se debe acometer desde sus cimientos.

Hoy en día disponemos de muchas opciones para llevar a cabo esta flexibilización, comenzando por suelos técnicos que puedan sustituirse rápidamente para destinar espacios a una u otra función (una oficina puede destinarse a un showroom, una sala de juntas a un espacio de almacenaje, etc.).

Tenemos tabiques móviles que nos permiten compartimentar el espacio de la oficina de una forma relativamente sencilla, pudiendo crear nuevos espacios, ampliar y disminuir los existentes para acomodarlos a la situación actual. Imaginemos que durante un periodo nuestra plantilla se reduce a la mitad. Podemos redistribuir los tabiques para crear el espacio necesario y gracias al nuevo elemento del que ahora hablaremos, reducir los costes.

Techos técnicos: al igual que el suelo, los techos deben ser técnicos, preparados para añadir o eliminar elementos como iluminación, extracción de humos y ventilación, calefacción, etc. Se debe diseñar de forma que sea sencillo controlar las áreas iluminadas y que se puedan añadir y quitar entradas y salidas de aire (extracción, calefacción, aire acondicionado) de forma relativamente sencilla.

Por supuesto, la elección del mobiliario es también fundamental, con elementos que se puedan desplazar de forma rápida y empleando aquellos que sean modulares a fin de poder confeccionar el espacio según las necesidades que surjan en cada momento.

Todo esto se aplica también a aquellos propietarios que destinen sus edificaciones al alquiler para su uso como oficinas, ya que la capacidad de redistribuir el espacio con respecto a la necesidad de su inquilino es, a día de hoy, fundamental para optimizar sus recursos e incrementar la productividad de sus bienes inmuebles.

Os dejamos aquí el enlace al artículo (en inglés) y os animamos a leerlo para entender mejor esta tendencia que supone muchas ventajas a largo plazo: https://www.workdesign.com/2021/10/upending-the-traditional-workplace-delivery-model-enabling-real-flexibility/